Compliance
Compliance es un concepto útil y muy necesario para las empresas que desean cumplir con los numerosos requerimientos de excelencia, calidad y ajuste a la normativa vigente.
Aplicarlo en una organización supone dotarse de todo un conjunto de herramientas para la prevención, control, gestión y reacción ante amenazas de malas prácticas en la actividad operativa, normativa y legal. En este texto pretendemos proporcionarte las claves para que entiendas su alcance.
Índice de Contenidos
- 1 Compliance
- 1.1 ¿Qué es el compliance y para qué lo necesita tu empresa?
- 1.2 Significado de compliance
- 1.3 Tipos de compliance
- 1.4 ¿Por qué necesitas el compliance en tu empresa?
- 1.5 ¿Hablamos?
- 1.6 Ámbitos de implementación de estas medidas
- 1.7 Las garantías de certificación del cumplimiento normativo
- 1.8 La utilidad de contratar un compliance officer
- 1.9 Las etapas del trabajo del compliance officer
- 1.10 ¿Hablamos?
¿Qué es el compliance y para qué lo necesita tu empresa?
En primer lugar, hemos de señalar que se trata de un mecanismo que las empresas pueden implementar con el objetivo de evitar determinadas responsabilidades penales relacionadas con sus trabajos del día a día.
Por eso, no es extraño que las medidas a instaurar sean conocidas también con la denominación de compliance penal. Se trata, a grandes rasgos, de evitar que la actividad económica habitual de una empresa pueda derivar, por acción u omisión, en responsabilidades penales.
Por consiguiente, apostar por estas políticas activas de prevención supone para las organizaciones empresariales una manera efectiva de cubrirse las espaldas.
Las responsabilidades penales, por tanto, ya no tienen por qué recaer únicamente en personas físicas concretas. Los procesos pueden afectar a la persona jurídica.
Si se establece la responsabilidad jurídica por parte de la organización, las consecuencias también se podrían hacer efectivas respecto a sus actividades cotidianas. De este modo, acabarían afectando también, de una manera u otra, a toda la plantilla y sus relaciones.
Las medidas preventivas señaladas no solo tienen un sentido de autodefensa, sino que también has de interpretarlas de una forma proactiva. En cierto modo, están vinculadas al concepto de buen gobierno.
Por consiguiente, su idoneidad no consiste solo en evitar sanciones y otras consecuencias negativas. Sus finalidades también tienen que ver con un funcionamiento no solo legal, sino también virtuoso en la práctica empresarial cotidiana.
Seguir estas directrices contribuye a crear organizaciones caracterizadas por la justicia, el rigor y funcionalidad de sus labores más relevantes. Sin duda, esto establece ejemplos prácticos para que todos los empleados se rijan por la transparencia y la honorabilidad.
Significado de compliance
Aunque ya te hemos ido avanzando algunas de las características más relevantes acerca de qué es el compliance, no hemos entrado en su etimología. Nos referimos al origen de la palabra en cuestión.
Sumergirnos en su pasado nos proporciona elementos fundamentales para entender cómo se ha producido su evolución. Este análisis es importante, sobre todo, cuando abordamos un extranjerismo, es decir, un vocablo que ha pasado al castellano por préstamo de otro idioma.
A continuación, hacemos un repaso de las claves del nacimiento de este concepto, que te va resultar útil para entender su relevancia actual. Toma nota.
Historia y origen: ¿de dónde proviene el término compliance?
Como seguro que ya has deducido, la palabra proviene de la lengua inglesa. Es, efectivamente, en el ámbito anglosajón donde se comenzó a desarrollar el contenido real de este concepto.
Lo primero que has de tener en cuenta es que, aunque estemos utilizando su forma abreviada, esta expresión también es conocida precedida por el vocablo corporate. Así que debes traducirla como cumplimiento empresarial.
Sin embargo, dada la obviedad de que estos cumplimientos deben darse en el seno de las empresas (también en instituciones como las administraciones públicas), preferimos optar por la denominación que se ha consolidado en nuestro idioma.
Nos referimos a cumplimiento normativo, aunque es cierto que este concepto solo es de uso común en el ámbito de las empresas de una cierta envergadura. Todavía no ha trascendido las fronteras de todo el tejido empresarial.
El nacimiento de este concepto se produce en los Estados Unidos de principios del siglo XX. Hemos de remontarnos a la creación de las Agencias Públicas de Seguridad que se pusieron en marcha para supervisar determinados sectores económicos sensibles.
La Food and Drug Administration (Agencia de Medicamentos y Alimentos), fundada en 1906, es el origen de estas políticas. En este caso, lo que se pretendía era tener el control desde el ámbito público sobre el ámbito privado y el desarrollo de sus actividades.
No obstante, progresivamente, los mecanismos de control se iban a traspasar desde las instituciones públicas a las empresas. Fue en los años setenta del siglo XX cuando, en la cultura jurídica y política estadounidense, se empezaron a imponer obligaciones de cumplimiento legal. Con ello, se pretendía aumentar la seguridad jurídica para todos los agentes del tejido económico y social.
Los crecientes casos de corrupción, como los monopolios y sobornos a empleados públicos, comenzaron, entonces, a producirse, sobre todo en el ámbito financiero.
En 1977 se promulgó la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA). Perseguía los sobornos y requería controles en los registros y libros. La repercusión del caso Lockheed Corporation acabó justificando esta normativa.
Se iba pasando poco a poco de un modelo de supervisión centralizada por parte del sector público, que se había demostrado insuficiente para evitar los fraudes, a uno de asunción de la corresponsabilidad de control por parte de las empresas. La autorregulación y la responsabilidad comenzaron a ser valores que permeabilizaron en el empresariado.
¿Por qué necesitas el compliance en tu empresa?
En el primer apartado ya hemos comentado por encima la principal necesidad de implantar las políticas de cumplimiento legal en tu empresa.
Sin duda, existe un objetivo básico, en cierto modo, forzado por las reformas legales que son de aplicación en nuestro país. Los responsables de una empresa tienen que demostrar que han hecho todo lo posible para garantizar que la suya cumple siempre con la ley.
De esta manera, se aseguran de que la firma no va a tener problemas legales que pongan en entredicho su continuidad. Se trata, en resumidas cuentas, de establecer un blindaje legal completo de su proyecto.
Además, este control de sus actividades no solo va a beneficiar a la organización en su conjunto. También va a ser provechoso a la hora de eximir a los trabajadores (sobre todo a los altos cargos) de determinados delitos societarios.
En ocasiones, los cuadros de máxima responsabilidad de las empresas pueden estar sometidos a presiones que les lleven a cometer infracciones a las que, en condiciones normales, no se hubieran prestado.
También pueden darse casos en los que se ignoran las normativas de aplicación y, por lo tanto, se pueden llegar a infringir. Ya conoces la máxima relativa a que el desconocimiento de la ley no exime de su cumplimiento (tampoco, obviamente, de las consecuencias legales que se puedan derivar de ello).
Sin embargo, no solo has de fijarte en la naturaleza reactiva de aplicar el cumplimiento normativo. Esta aplicación puede ser, a veces, forzosa, pero eso no quiere decir que no se acaben derivando consecuencias positivas de ello.
A continuación, te vamos a reseñar algunas de ellas. Al fin y al cabo, se trata de que interpretes el cumplimiento normativo como una oportunidad y no como una obligación.
¿Hablamos?
Aumento del volumen de negocio
Si una empresa cumple con sus obligaciones legales, sin duda, se va a proyectar como una organización fiable, tanto a nivel interno como externo.
Por lo que respecta a su funcionamiento interno, una empresa que cumple con los compromisos que ha acordado con la plantilla termina por configurar un ambiente más amigable, reduce la rotación y aumenta el sentimiento de pertenencia.
Unos trabajadores más satisfechos son unos trabajadores más felices. Por eso, no tengas duda de que esa predisposición positiva por parte de todos los actores laborales va a repercutir en una mayor productividad.
Los empleados van a estar más motivados si constatan que su empresa se toma en serio, entre otras, sus condiciones salariales y de seguridad.
En cuanto a las relaciones externas, ten claro que el cumplimiento normativo representa una carta de presentación inmejorable a la hora de trabar relaciones con el resto de interlocutores de los sectores públicos y privados.
Una empresa que cumple con la legalidad hace gala de responsabilidad social corporativa y se acredita como un partner respetable tanto ante el resto de firmas del sector privado como en sus contactos con las administraciones públicas.
Las operaciones más seguras también son más rentables
Una vez más, te recomendamos tomarte los reglamentos y otras normativas comerciales como estímulos para hacer más competitiva tu empresa.
Es un consejo que, nuevamente, tiene aplicación interna y externa. Invertir en la seguridad (física y jurídica) de tus trabajadores supone, en términos generales, un ahorro considerable.
Has de valorar que cumplir las normas siempre sale a cuenta. El riesgo de incumplir la legalidad no es asumible. El precio a pagar supera siempre los importes no asumidos.
También debes poner en valor el intangible de que tu empresa pueda ser culpabilizada por delitos en el marco del derecho mercantil.
El daño que, en términos de imagen, le va a hacer uno de estos asuntos también va a ser superior que el eventual ahorro que, en su momento, hubiera podido representar la comisión del delito en cuestión.
Los ahorros no los vas a lograr solo evitando sanciones. Analiza, por ejemplo, los relativos a proteger a tu plantilla frente a los riesgos que les puedan causar lesiones o enfermedades laborales y saca tus propias conclusiones. Por todo ello, aplicar toda esta una serie de medidas de control y prevención sale rentable tanto a corto como a largo plazo.
Disminuye tus problemas con la ley
En ocasiones, hay inconvenientes legales que se pueden producir incluso por desconocimiento. Por eso, el asesoramiento jurídico de un compliance officer te va a servir para anticiparte a la comisión de cualquier delito empresarial y evitar que este se produzca.
Las complicaciones pueden aparecer en cualquiera de los ámbitos en los que se despliegan las actividades de la empresa, desde una campaña publicitaria, al incumplir, por ejemplo, la Ley de Protección de Datos, a la regulación del derecho a la huelga, al no respetar el derecho laboral.
La importancia de la buena reputación
Una buena reputación, a nivel público, incrementa notablemente el valor añadido. Si cumples con las normativas, te vas a proyectar como un socio fiable.
Tu firma va a ser vista como una en la que la gente está deseando trabajar y con la que otras empresas quieren hacer negocios o unirse.
En este sentido, siempre vas a tener que dejar claro tu compromiso con la igualdad de oportunidades. Aunque algunas de estas premisas son obligatorias por ley, no pierdas la ocasión de ponerlas en valor en tus acciones de marketing.
Tus compromisos sociales y laborales han de figurar en un espacio bien visible de la página web de tu empresa.
Ámbitos de implementación de estas medidas
A grandes rasgos, pueden ser impuestas en todos aquellos en los que es de aplicación el derecho mercantil. No obstante, es cierto que, a medida que hablamos de empresas más grandes, el cumplimiento normativo va adquiriendo una mayor enjundia.
El fin último en cualquiera de estos sectores es aumentar la transparencia, de manera que se convierta en una seña de identidad del día a día de la empresa. Apunta los siguientes dos ejemplos de nichos de aplicación de estas políticas.
Hay empresas que manejan grandes sumas de dinero. Cantidades por las que, además, han de tributar. En estos casos, se justifica por sí misma la habilitación incluso de un departamento financiero en la firma.
No se trata solo de abonar religiosamente todos los impuestos, sino también, de paso, de optimizar su pago. Desde luego, lo que no supone una opción es incumplir las obligaciones fiscales.
A nivel social, es considerado un ejemplo de insolidaridad con las contribuciones mediante las que pagamos los gastos comunes. En términos de imagen, representaría una malísima publicidad para una organización.
Asimismo, el blanqueo de capitales es otro de los delitos especialmente perseguidos desde el ámbito del compliance financiero.
Por otra parte, numerosas empresas tienen la tentación de incurrir en infracciones que vulneran el derecho de la competencia, sin ir más lejos, las que articulan monopolios u oligopolios mediante los que manipulan a su favor los precios de un mercado concreto.
Las garantías de certificación del cumplimiento normativo
Cuando una directriz en materia empresarial pasa de la recomendación a la obligación, es necesario arbitrar mecanismos de aplicación y supervisión rigurosos.
Se trata, básicamente, de ofrecer seguridad jurídica a quienes tienen que cumplir la ley y velar por que se cumpla. Uno de los requisitos de todo acto jurídico es que sea previsible.
Uno de los instrumentos mediante los que se pueden conseguir estas metas es el de las normas de certificación. Tratan de homogeneizar los requisitos que se exigen para cumplir una serie de objetivos. Funcionan, por tanto, como una especie de estándares de calidad.
Este papel lo hacen a día de hoy de manera oficial las referencias que publica la Organización Internacional de Normalización. Por consiguiente, has de valorar que adaptarte a ellas también conlleva ventajas cuando hayas de tratar con actores de otros países.
La UNE-ISO 37001:2016 fue la primera que establecía una relación de directrices mediante las que hacer frente de una manera efectiva a los sobornos. Abarcaba, asimismo, cuestiones de corrupción generales.
Anteriormente, ya había sido publicada la UNE-ISO 19600:2015. Suponía la primera compilación, a este nivel, de las pautas a seguir para desarrollar el cumplimiento normativo en las firmas.
Se centraba en los criterios de transparencia y funcionaba como una suerte de guía para la implantación de prácticas virtuosas en las relaciones internas y externas de las empresas. De hecho, desarrollaba el concepto de buen ciudadano corporativo.
Finalmente, tenemos que destacar la UNE-ISO 19601:2017, que actualiza y mejora los instrumentos aportados en la anterior normativa citada.
Quienes sigan con honestidad y precisión sus estipulaciones, pueden estar seguros de que van a poder recurrir a la eximente contenida en artículo 31 bis del Código Penal. Eludirían, en caso de comisión de delito en la empresa, la responsabilidad por parte de la persona jurídica.
La utilidad de contratar un compliance officer
Se trata de una profesión de nuevo cuño, directamente emparentada con lo que siempre fue un asesor jurídico.
Sin embargo, las funciones de un agente de cumplimiento o compliance officer desbordan las que tradicionalmente ha ejercido un asesor legal. En primer lugar, por el hecho de que el compliance officer requiere expertise en materias jurídicas relativamente recientes.
No solo nos referimos a leyes cuyo cumplimiento ha comenzado a exigirse en los últimos años, sino también y sobre todo a las que requieren una gran especialización en todo tipo de delitos societarios.
Son, por lo general, delitos que suelen ser cometidos con una mayor asiduidad en las firmas de gran envergadura, como el blanqueo de capitales, la administración desleal o la imposición de acuerdos abusivos.
Por eso, son las grandes empresas las que necesitan recurrir a estos perfiles de profesionales para no incurrir en causas que pueden llegar a hacer perder el control de la gestión y, en definitiva, perjudicar la actividad.
Uno de estos especialistas, por otro lado, ha de actuar con total autonomía en el seno de la empresa para poder ser eficaz en toda su labor profesional. Por ello, ha de mantener una relación fluida y transparente con sus dirigentes, al tiempo que una comunicación constante y honesta.
No existe la obligación de contratación de esta tipología laboral, pero insistimos en que, a determinados niveles, resulta prácticamente ineludible. Esta labor, por otra parte, la puede llevar a cabo un empleado contratado a tiempo completo por la empresa.
Incluso las que mueven más volumen de negocio tienen un departamento, con profesionales colegiados, dedicado a estos asuntos. Si una empresa no se puede permitir tener en nómina a un compliance officer, puede recurrir a la externalización de esta figura mediante la subcontratación.
Este experto también se va a encargar de, proactivamente (no espera a que le pregunten para asesorar), intervenir supervisando las brechas de seguridad de la empresa. Aparte, se va a ocupar de formar a la plantilla en materia de cumplimiento normativo.
Por último, recuerda que velar por el cumplimiento de las leyes nacionales y comunitarias de protección de datos personales es una de sus actuales labores más significativas.
Las etapas del trabajo del compliance officer
Hemos dejado para el final el resumen de las etapas de trabajo que, de manera regular, debe abordar un agente de cumplimiento.
La prevención
Se basa en estas labores:
– Identificación y evaluación de los riesgos para la priorización de puntos del sistema de cumplimiento.
– Diseño e implementación protocolarios y procedimentales: código de conducta, toma de decisiones, control y vigilancia, medidas disciplinarias, cláusulas de prevención y cumplimiento, etc.
– Asesoramiento y respaldo.
– Sensibilización ética entre los directivos y el resto de la plantilla.
– Contrataciones y promociones dentro de la ley.
Reportes de las detecciones
Para evitar problemas legales, hay que demostrar mediante las siguientes acciones que la empresa hizo todo lo que estuvo en su mano para solucionar los incumplimientos legales:
– Seguimiento de los procesos preventivos: monitorizaciones, test, denuncias, auditorías e investigaciones.
– Informes.
– Medición de los resultados alcanzados.
Resolución
El compliance officer ha de ser soberano para evitar, compensar o minimizar eventuales incumplimientos, recomendando, subsanando, sancionando o modificando el plan de cumplimiento.
En definitiva, el compliance es un requisito indispensable para el buen desempeño legal en las empresas de hoy en día y una forma de garantizar la calidad en la prestación del servicio e incluso su proyección social.